Günün ilk saatleri… Bilgisayarım açılırken bir taraftan da ajandamı açıyorum. Dijitalleşme konusunda çok istekli olsam da takvimli ajanda kullanımı konusundaki alışkanlığıma da devam ediyorum. İnce belli bardakta çayımı yudumlarken ajandamdaki toplantı hatırlatmalarını görüyorum. Biraz sonra bilgisayar tamamen kendine geliyor ve o da toplantıları hatırlatan mesajları ekrana dolduruyor. Yine bir toplantı günü beni bekliyor… İsimleri iddialıydı ama hissettirdikleri tanıdık: Biraz yorgunluk, biraz isteksizlik.

Artık toplantılar iş hayatının fon müziği gibi. Günün arka planında sürekli çalıyorlar. Çalışırken, düşünürken, üretmeye niyetlenmişken bir bildirim düşüyor ekrana: “Toplantı 10 dakika sonra başlıyor.” Ve zihnin bir köşesi daha kapanıyor.

Toplantı odasına giriyorsunuz. Herkes orada ama herkes gerçekten orada mı, emin değilsiniz. Birinin gözü telefonda, birinin aklı bir sonraki toplantıda. Konuşanlar var, dinleyen ise “var gibi”… Ama aslında dinlenmediğini bilen herkesin içinde sessiz bir kopuş yaşanıyor.

İlginçtir; toplantılara en çok ihtiyaç duyduğumuzu düşündüğümüz dönemlerde, onlardan en az verimi alıyoruz. Çalışanların önemli bir kısmı, toplantıların büyük bölümünü “gereksiz” ya da “verimsiz” olarak tanımlıyor. Toplantıdan çıkıldığında netleşmiş bir yön değil, çoğu zaman daha fazla belirsizlik masaya geri dönüyor.

Bir gün bir toplantıdan çıktım. Kapıdan çıkarken içimde tuhaf bir his vardı. Ne öğrendiğimi, neye karar verdiğimizi tam olarak söyleyemiyordum. Sadece zamanın geçtiğini biliyordum. İşte o an şunu fark ettim: Toplantılar yalnızca zaman almıyor; dikkat, enerji ve zihinsel alan da tüketiyor.

Üstelik bunun görünmeyen bir maliyeti de var. Aynı odada saatlerce oturan insanların ücretleri, bölünen odaklar, ertelenen işler… Toplantılar verimsiz olduğunda bu bedel de sessizce büyüyor. Kimse faturasını masaya koymuyor ama herkes ödüyor.

Toplantı salonlarında yer alan tabloların içeriklerini değiştirsek mi acaba diye düşünüyorum. Bir tabloda “Dinlemek, insana saygının bir göstergesidir.” yazısı olsa… Oysa belki de saygı, toplantıdan önce sorulması gereken daha temel bir soruyla başlıyor:  “Buna gerçekten ihtiyaç var mı?”

Bir başka gün, hazırlıksız bir toplantıdan çıktığımda aklıma yine bir soru takıldı: “Bu toplantı benim zamanımdan mı çaldı? Bana bir şey kazandırdı mı?” Cevap vermek kolay değildi.

Son yıllarda toplantı sayıları arttı, süreleri uzadı. Takvimler doldukça doldu. Ama aynı oranda üretkenlik arttı mı, emin değilim. Hatta tam tersine, toplantıdan toplantıya koşan insanlar gün sonunda asıl işlerine odaklanacak enerjiyi bulamaz hâle geldi. Buna artık bir isim bile veriliyor: toplantı yorgunluğu.

İşte tam bu noktada aklıma bir fikir takıldı. Aslında bir fikirden çok, bir ihtiyaçtı bu: Toplantı Orucu.

Haftanın en azından bir günü… Takvimlerin bilerek boş bırakıldığı bir gün. Kimsenin toplantıya çağrılmadığı, kimsenin “acaba şimdi bir davet gelir mi?” diye ekrana bakmadığı bir gün. Derin çalışmanın, yarım kalan işlerin, düşünmeye zaman ayırmanın günü.

Elbette hayat sürprizlerle dolu. Gerçekten acil durumlar olabilir. Acilen toplanmak gerekebilir. Ama “acil” kelimesinin de bir ağırlığı olmalı. Her şey acilse, aslında hiçbir şey acil değildir. Kısa, net ve gerçekten zorunlu toplantılar bu orucun istisnası olabilir; ama istisnalar kural hâline gelmediği sürece.

Bu öneriyi ilk dile getirdiğimde bazıları gülümsedi. “Toplantısız gün olur mu?” diye soranlar oldu. Oysa biraz durup düşününce herkes aynı noktada buluştu: Bir gün toplantı yapmamak, iletişimi kesmez. Aksine, daha bilinçli toplantı yapmayı öğretir.

Çünkü toplantı orucu olan bir yerde, davet göndermeden önce insan durur ve düşünür: “Bunu gerçekten konuşmamız gerekiyor mu?” “Bu, herkesin zamanına değecek mi?”

Belki de mesele daha az toplantı yapmak değil; daha anlamlı toplantılar yapabilmek. Ve bazen bunun yolu, bir adım geri çekilip susmaktan geçiyor.

O gün ofisten çıkarken takvimime tekrar baktım. Ertesi gün toplantı görünmüyordu. İçimde garip bir ferahlık vardı. Sanki önümde sadece bir iş günü değil, düşünmek için açılmış bir alan duruyordu. Toplantı yapmamak, işten çalmak değildir. Aksine, işi ciddiye almaktır. Çünkü bazen en doğru yönetim kararı, insanlara konuşacak bir gündem değil; düşünecek bir alan bırakmaktır.