Kaynak sağlayan kurumlar; etkin kaynak tahsisini gerçekleştirmek için programlar tasarlamakta ve teklif çağrıları yayınlamaktadırlar. Bu tür rehber niteliğindeki yayınlar arasında projelerin sunulmasında standart sağlamak ve adil bir değerlendirme sağlamak için “Proje Başvuru Formu” örnekleri de yararlanıcı adaylarla paylaşmaktadırlar. Kaynağın yazılı başvurularla tahsis edildiği bu süreçlerde proje yazarının etkisi büyük önem taşımaktadır.
Proje kültürünün yaygınlaşması ile birlikte dış kaynağa ihtiyaç duyan kurumlar; proje yazarları istihdam edebildiği gibi çoğunlukla hizmet alımı tercih etmektedirler. Kurumların ihtiyaçlarının doğru aktarılması ve proje kültürünün doğru şekilde yaygınlaştırılması için proje yazarlığının da doğru anlaşılması gerekmektedir.
Proje yazarlığını; odaklandıkları ihtiyaçların karşılanması için kaynak sağlayan kurumların yazılı iletişimle ikna edilmesi olarak tanımlayabiliriz. Kurum ikna edildiğinde ve başvurulan proje desteklendiğinde; proje yazarının etkili olduğunu düşünmekteyiz.
Başarılı bir proje yazarında bulunması gereken temel özellikleri anlamak ve bu yönde becerilerimizi geliştirmek; projelerimizin hayat bulmasını ve ihtiyaçların dış kaynak desteğiyle daha hızlı giderilmesini sağlayacaktır. Bu özelliklere kısaca değinmeyi faydalı buluyorum:
Etik Kurallara Bağlılık: Bu özelliği öncelikle vurgulamak istiyorum. Gerçek bir ihtiyaca dayanmayan proje başvuruları; kaynağın yanlış projelere tahsis edilmesi ile sonuçlanabilmektedir. Etik kurallara bağlı bir proje yazarı; başarı için doğru ihtiyaca odaklanır ve yanıltıcı beyanlardan kaçınır. Etkili proje yazarı, etik yollardan sapmadan kaynağa erişebileceğine inanır.
İletişim Becerisi: Proje yazarı, projeyi etkili bir şekilde ifade edebilmeli; proje ekibiyle, paydaşlarla ve gerektiğinde dış dünyayla etkili bir iletişim kurabilmelidir. Projenin hedefleri ile kaynak sağlayan kurumun hedefleri aynı çizgide buluştuğunda ortak bir amaca ulaşılmış olmaktadır. Proje paydaşları, farklı uzmanlık alanlarından gelen insanlardan oluşabilmektedir. Sabit fikirli olmayan, farklı açılardan olaylara yaklaşabilen ve işbirliğine açık proje yazarları başarıya ulaşabilmektedirler. .
Analitik Düşünme ve Araştırma Yeteneği: Proje yazarı, projesinin gerekçelerini desteklemek için gerekli bilgileri toplamak ve analiz etmek için güçlü bir araştırma yeteneğine sahip olmalıdır. İyi bir araştırma; ihtiyacın doğru belirlenmesinden, hedefin doğru tercih edilmesine ve sonrasında etkili bir uygulama sürecinin gerçekleştirilmesine kadar bütün süreçlere katkı sağlamaktadır.
Planlama ve Organizasyon Yeteneği: Proje yazarı, uygulanabilir planlar tasarlayabilmelidir. Zaman yönetimi ve önceliklendirme konusunda becerikli olmalıdır. Takım ruhundan anlamalı ve proje hedefine uygun olarak görev dağılımı gerçekleştirmelidir.
Yaratıcılık Becerisi: Yaratıcı düşünce, projelerde karşılaşılan sorunlara çözümler bulmada ve projenin genel başarısını artırmakta çok önemlidir. Aynı kaynağa erişmek amacıyla başvuru yapan rakipler arasından tercih edilmede bu becerinin rolü çok büyüktür.
Ayrıntılara Odaklanabilme Becerisi: Proje yazarı, sabırlı olmalıdır. Proje yazma işi aceleye gelmez. Başarı ayrıntılarda gizlidir. Projenin risklerinin ve önlemlerinin belirlenmesinde bu özelliğin etkisi daha iyi anlaşılmaktadır.
Hızlı Öğrenme Becerisi: Her ihtiyaç konusu hakkında bilgiye hızlı ulaşmak ve kaynak sağlayan kurumu ikna edebilecek kadar konuya hakim olmak gerekmektedir. Proje konusu ihtiyaçlara göre değişebilmektedir. Bütçe yönetim becerisi ise bütün projeler için gereklidir. Proje yazarlarının bütçe oluşturma ve finansal yönetim konusunda sahip olduğu deneyim kaynağa erişimde büyük rol oynamaktadır.
Proje yazarının özellikleri, projenin türüne, konusuna, büyüklüğü gibi birçok etkene bağlı olarak çeşitlendirilebilir. Bu yazıda öne çıkarmak istediğim yedi özelliğin; proje yazarlığında ilerlemek isteyenler ve proje yazarlarıyla çalışmak isteyenler için özet bir rehber olmasını temenni ediyorum.