“Şimdi Ne Yapacağız?” başlıklı yazımızın devamı olarak somut bir öneri ile huzurlarınızdayım. Bütünlük oluşturması açısından bir önceki yazıyı buraya bırakıyorum. 👉 https://drfatihcatal.com/simdi-ne-yapacagiz/
Özellikle KOBİ ölçeğindeki işletmeler artık daha hızlı, daha çevik ve daha esnek olmak zorundalar. Proje kültürünü benimsemeleri ve proje yönetim birimlerini kurmaları gerekiyor.
Proje Yönetim Birimleri Gerekli Mi?
Birimler arası ortak işlerin sayısı arttığı için; iş takibi daha önemli hale geldi. Ortak ve paylaşılmış hedeflere planlı ve disiplinli bir iş modeliyle ilerlemek artık seçenek olmanın ötesine geçti.
Her birim, “proje mantığı”nı ana politika olarak belirlediğinde uyumlu ve verimli bir çalışma ortaya çıkmaktadır. Yapılan her işin bir ihtiyacı karşıladığı, belirli bir zaman ve bütçe dahilinde tamamlanması gerektiği tüm ekip üyeleri tarafından benimsendiğinde; aranılan takım ruhu da doğal bir çıktı olmaktadır.
Birimler arası rekabet ve çatışmalar; işletmelere rakiplerinden daha çok zarar verebilmektedir. Proje yönetim birimi; tüm birimlerin projelerini değerlendirerek ve bir öncelik sırasına koyarak olası karmaşayı önlemektedir.
Proje Yönetim Birimleri; sistematik çalışma yapısı ve sürdürülebilirlik anlayışı ile kurumsal hafızanın oluşturulması ve geleceğe aktarılmasını sağlar. Bütün birimlerin işletme hedefine uygun şekilde ilerlemesi için düzenleyici ve gözlemci rolünü oynar.
İşletmelerde bütçe ve kaynak paylaşımı, birimler arasında sıkça gözlenen çatışma konuları arasında yer almaktadır. Proje yönetim birimi; işletme genel hedefleri doğrultusunda birimler arası eşgüdümü sağlayarak; içe dönük kısır çatışmaları önler.
Termin sürelerine uyum, müşteri memnuniyetini sağlamada anahtar rol oynayan konuların başında gelmektedir. Proje mantığında kapsam, süre ve bütçe dengesi güdüldüğünden; her projenin zaman planı belirli bir akış izlemektedir.
Proje Yönetim Birimleri Nasıl Kurulur?
Üst yönetim, proje kültürünün yerleşmesi konusunda istekli ve yönlendirici olmalıdır. Proje yönetim biriminin etkili ve verimli çalışması için proje denge unsurlarının (kapsam, süre, bütçe) dışına çıkılmaması konusunda azami özeni göstermelidir.
Tüm çalışanların; temel düzeyde proje eğitimlerine katılmaları sağlanmalıdır. Proje eğitimlerinde; paylaşılmış hedeflere, iş disiplininin etkisine, rol paylaşımına ve verimlilik konularına özellikle değinilmesini öneriyorum. Kendi birimlerindeki işleri proje mantığı ile yeniden değerlendiren ekip üyeleri; proje danışmanı rehberliğinde ilk projelerini hazırladıktan sonra proje yönetim birimine sunarak sistemin işlerliği sağlanmalıdır.
Birimler içinde proje ekiplerinin oluşturulması, birimler arası eşgüdümlü olarak projelerin yürütülmesi ve tüm projelerin işletme üst hedeflerine hizmet etmesi için deneyimli danışmanlarla yol alınmasını öneriyorum.
Proje Yönetim Birimi; teşvik birimi, satış geliştirme birimi, inşaat projeleri birimi, yazılım projeleri birimi gibi birimlerle karıştırılabilmektedir. Aslında her birim, bir proje olarak görülmeli ve diğer birimlerle uyum içinde çalışması sağlanmalıdır.
Proje yönetim birimi olmayan, proje kültürünü; işletme kültürünün aslı unsuru haline getiremeyen işletmelerin yaşama şansını göremiyorum. Zaman kaybetmeksizin proje kültürünü hakim kılmak için ilk adımı atmalıyız… Ertelemeye gelmez…