Bu yazının başlığını özellikle seçtim. Yıllar önce gençlik dizilerinden birinde sıkça dile getirilen “Kurallar çiğnenmek içindir!” anlayışının bugün bizi getirdiği noktayı hepimiz görüyoruz. O dönem kuralların varlık nedenini iyi anlatamamış olmalıyız ki bugün kurallara karşı vurdumduymazlık sınır tanımıyor.

Sistemleşme konusunda zayıf birçok şirkette aşağıdaki cümleleri çok sık duyuyoruz: “Yine prosedür çıktı.” “Bu formlar işi uzatıyor.” “ISO işleri tamamen kâğıt kürek.” “Denetçi gelince hazırlıyoruz, sonra zaten kimse bakmıyor.”

İşin ilginç tarafı şu: Çalışanların kuralları sevmediğine çoğu zaman yöneticiler de inanıyor. Bu nedenle de prosedürler, talimatlar, kontrol listeleri ve formlar; işi kolaylaştıran araçlar olarak değil, işin önünde duran engeller olarak görülüyor.

Oysa mesele gerçekten bu mu?

İnsanlar kuralları sevmiyor mu?

Yoksa insanların asıl itirazı, kuralların bazı kişiler için geçerli olup bazı kişiler için geçerli olmamasına mı?

Bir düşünelim.

Trafikte herkes hız sınırına uyulsun ister. Sırada herkes sırasına göre hareket edilsin ister. İş yerinde herkes aynı işi yapan insanların aynı kurallara tabi olmasını ister. Kimse başka bir çalışanın kuralları ihlal ederek avantaj elde etmesini istemez.

Yani aslında insanlar kuralsızlık istemez. İnsanlar adalet ister.

Yıllar önce TÜİK’te çalıştığım dönemde yaptığımız bir görüşmede, Almanya’dan Türkiye’ye aracıyla gelen bir gurbetçimizin anlattığı bir olay bu konuyu bana çok düşündürmüştü. Kendisi, Almanya’da yol boyunca hız limitlerine uyduğunu, özellikle otoban dışında hızını çok fazla artırmadığını söylemişti. Ancak Türkiye sınırına girdikten sonra aracını zaman zaman saatte 150–200 kilometre hızlara çıkardığını da eklemişti.

Aynı kişi. Aynı araç. Aynı sürüş yeteneği. Ama farklı davranış.

Peki değişen neydi?

Değişen şey, kişinin karakteri ya da kurallara bakışı değildi. Değişen şey; kuralların uygulanacağına, ihlal edenlerin yaptırımla karşılaşacağına ve sistemin herkes için eşit işleyeceğine duyulan inançtı.

Şirketlerde de durum çok farklı değil. Bir prosedür hazırlıyorsunuz. Bir form oluşturuyorsunuz. Bir kontrol mekanizması kuruyorsunuz. Bir iş akışı tanımlıyorsunuz. Ancak yönetim, bu kurallara kendisi uymuyorsa; bazı çalışanların ihlallerini görmezden geliyorsa; aynı davranışa farklı kişiler için farklı tepkiler veriyorsa, çalışanların sisteme inanmasını beklemek gerçekçi olmaz.

Çünkü çalışan kısa süre içinde şunu fark eder:

“Bu kural aslında önemli değil. Önemli olsaydı herkes için uygulanırdı.”

İşte o noktada prosedürler gerçekten “kâğıt kürek” işine dönüşür.

Bu ifadeyi her duyduğumda ayrıca düşünüyorum: Neden “kâğıt kürek” diyoruz?

Çünkü çoğu zaman belge üretmenin, form doldurmanın ve kayıt tutmanın işimize değer katmadığını düşünüyoruz. Hatta bunları üretkenliği azaltan, zaman kaybettiren ve sadece denetçiye gösterilmek üzere hazırlanan işler olarak görüyoruz.

Oysa ISO 9001 gibi kalite yönetim sistemlerinin temel amacı, şirketleri form doldurmaya zorlamak değildir. Asıl amaç; süreçlerin kişilere bağımlı olmamasını, aynı işin benzer koşullarda aynı standartla yapılmasını, hataların azalmasını ve sonuçların daha öngörülebilir hale gelmesini sağlamaktır. ISO’nun kendi açıklamasında da ISO 9001’in temel işlevi, kuruluşların tutarlı ürün ve hizmet sunmasına yardımcı olan bir kalite yönetim çerçevesi sağlamaktır.

Yani iyi tasarlanmış bir prosedür, çalışanın işini zorlaştırmak için değil; çalışan her seferinde sıfırdan karar vermek zorunda kalmasın diye vardır.

İyi hazırlanmış bir form, denetçiye klasör göstermek için değil; önemli bilgilerin kaybolmaması için vardır.

İyi işleyen bir sistem, çalışanı kontrol etmek için değil; işin kalitesini kişilere bağlı olmaktan çıkarmak için vardır. Sistemlerin devamlılığı için de kurallara ihtiyaç vardır.

Kurallar sadece yazıldığı için işe yaramaz. Kurallar; anlaşıldığında, benimsendiğinde, tutarlı uygulandığında ve herkes için eşit olduğunda işe yarar.

Çalışanların kurallara uyması için önce kuralların adil olduğuna inanmaları gerekir. Ve belki de en önemlisi, herkesin şu güveni taşıması gerekir: “Ben kurala uyarken, başkası uymadığında ödüllendirilmeyecek.”

Kurumsallaşma tam da burada başlar. Bir şirketin duvarında prosedürlerin asılı olmasıyla değil… O prosedürlerin günlük hayatın doğal parçası haline gelmesiyle.

İnsanların çoğu, aslında kurallara uymak ister.

Yeter ki kurallar herkese eşit uygulansın.